RÉSIDENCE BOURG-JOLI / RÉSIDENCE LES MÉSANGES S’ENGAGENT À PROTÉGER VOTRE VIE PRIVÉE.

RÉSIDENCE BOURG-JOLI / RÉSIDENCE LES MÉSANGES S’ENGAGENT À PROTÉGER VOTRE VIE PRIVÉE. Dernière mise à jour : 14 Juin 2024. Cette politique vous concerne. Elle décrit la façon dont nous recueillons, utilisons, communiquons et protégeons vos renseignements personnels dans le cadre de nos activités quotidiennes et sur notre site internet, puis comment vous pouvez exercer vos droits, par exemple, pour accéder à vos renseignements ou les faire rectifier. D’entrée de jeu, nous tenons à souligner que vous n’avez pas à communiquer des renseignements personnels pour accéder et utiliser le site internet sauf si vous décidez de communiquer avec la Résidence Bourg-Joli ou la Résidence Les Mésanges et de nous transmettre des informations Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels via notre site Internet ou tout autre document ou formulaire impliquant la transmission de renseignements personnels dans le cadre de nos activités, nous supposons que vous acceptez que ces renseignements soient traités de la manière décrite dans cette politique. Que contient cette politique? 1. Quelle est la portée de la politique? Cette politique de confidentialité s’applique uniquement à notre Site et à nos activités quotidiennes. Elle ne s’étend pas aux pratiques liées aux sites, produits ou services tiers. Nous ne sommes pas responsables des pratiques des tiers et nous vous encourageons à consulter leur politique de confidentialité avant d’utiliser leurs sites, leurs produits ou services. 2. Comment obtenons-nous votre consentement? Nous recueillons, utilisons, communiquons et conservons vos renseignements personnels qu’avec votre consentement ou si la loi l’autorise. Si vous nous fournissez des renseignements personnels sur une autre personne, vous êtes responsable d’obtenir le consentement de cette personne. La façon dont nous obtenons votre consentement dépend entre autres des circonstances, ainsi que de la sensibilité des renseignements recueillis. Votre consentement peut être exprès ou implicite, selon les circonstances et la sensibilité des renseignements personnels en question. Si vous choisissez de nous fournir des renseignements personnels, nous supposons que vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels comme indiqué dans la présente politique. Si nous voulons utiliser vos renseignements personnels à une finalité qui ne vous a pas été indiquée au moment de la collecte ou qui n’est pas prévue par la loi, nous vous demanderons votre consentement avant d’utiliser ces renseignements à cette nouvelle finalité. Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels en nous contactant aux coordonnées indiquées dans la section Comment nous joindre? 3. Quels renseignements personnels recueillons-nous? Lorsque vous nous rencontrez pour une visite exploratoire, une demande de location, lorsque vous parcourez notre site ou dans le cadre de nos activités quotidiennes, nous recueillons des renseignements personnels vous concernant. Les renseignements personnels que nous recueillons correspondent généralement à une ou plusieurs des catégories suivantes : Lors des visites exploratoires et afin d’obtenir une proposition : votre prénom, nom, adresse courriel, adresse postale, numéro de téléphone, état de santé. Lors d’une demande de location : votre prénom, nom, adresse courriel, adresse postale, numéro de téléphone, état de santé, personne à contacter en cas d’urgence, vos revenus de la dernière année, médicaments prescrits, information bancaire. Lors d’une demande d’information via notre site, par téléphone ou en personne : Vous pouvez décider de fournir certains renseignements personnels (p. ex. : vos noms et courriel, et votre opinion/observation) si vous contactez la Résidence Bourg-Joli ou la Résidence Les Mésanges pour obtenir des informations ou formuler des commentaires ou des demandes. Nous utiliserons ces renseignements personnels pour donner suite à votre communication. Dans le cadre de nos activités quotidiennes : Afin de répondre aux nombreuses exigences gouvernementales, nous avons régulièrement le besoin de consulter nos résidents afin d’obtenir des renseignements qui nous permettent de nous conformer à ces exigences. Si vous souhaitez soumettre votre candidature, la Résidence Bourg-Joli ou la Résidence Les Mésanges recueillera vos coordonnées, de même que les informations transmises par vous afin d’analyser le dossier et de pouvoir communiquer avec vous. Pour les personnes qui interagissent avec nous, que ce soit en personne, par téléphone ou par courrier électronique, par le biais de médias sociaux ou autrement, nous pouvons recueillir tous les renseignements que vous nous communiquerez. Nous ne conserverons que ceux qui sont nécessaires, et vous prions de ne pas nous acheminer des renseignements personnels ou autrement confidentiels qui ne seraient pas nécessaires à l’exercice de nos activités. Conformément à la loi, nous considérons que si vous nous fournissez des renseignements, alors vous avez consenti à ce que nous les recueillons aux fins pour lesquelles ils sont obtenus (ou autrement comme requis ou permis par la loi). Si vous refusez de fournir des renseignements nécessaires, il risque d’être impossible à la Résidence Bourg-Joli ou la Résidence Les Mésanges de fournir les services applicables. 4. Comment utilisons-nous vos renseignements personnels? La Résidence Bourg-Joli ou la Résidence Les Mésanges utilise vos renseignements personnels uniquement pour réaliser les fins décrites au point 3 ici-haut, selon le cas, ou celles permises ou requises par la loi. À ce sujet, la Résidence Bourg-Joli ou la Résidence Les Mésanges peut utiliser les renseignements personnels colligés pour : • Déterminer le prix du loyer de base, le prix associé aux soins, pour que nos résidents reçoivent les bons soins aux bons moments, pour aller chercher le maximum de crédit, subventions auxquelles ils ont droits; • Répondre à toute autre demande, incluant une demande d’information. La Résidence Bourg-Joli ou la Résidence Les Mésanges ne vend pas et ne commercialise pas autrement les renseignements personnels. De plus, les renseignements personnels ne sont ni partagés/communiqués à des tiers, ni utilisé à des fins autres que celles : (i) décrites à la présente politique; (ii) requises ou autorisées par la loi; ou (iii) autorisées par les personnes concernées. 5. À qui partageons-nous vos renseignements personnels? Nous pouvons fournir vos renseignements personnels à nos fournisseurs de services. Lorsque nous communiquons vos renseignements personnels à nos prestataires de services ou à nos partenaires aux fins mentionnées ci-dessus, nous prenons des mesures pour garantir que les règles énoncées dans cette politique de confidentialité sont respectées. Nous exigeons qu’ils n’utilisent vos renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles ils ont été fournis. Des renseignements personnels peuvent être partagés à des sous-traitants autorisés qui aident la Résidence Bourg-Joli ou la Résidence Les Mésanges à offrir les services et à assurer le bon fonctionnement de nos opérations. La divulgation sera limitée aux sous-traitants autorisés ayant besoin d’en prendre connaissance et qui sont liés par des engagements de confidentialité, et aura lieu dans le respect des lois. Des renseignements personnels peuvent être divulgués par la Résidence Bourg-Joli ou la Résidence Les Mésanges agissant raisonnablement, si celui-ci croit que cela est : (i) nécessaire pour se conformer aux lois applicables, incluant à une procédure légale ou à une demande gouvernementale; (ii) nécessaire pour protéger ses droits; ou (iii) autrement permis ou requis par la loi. Vous trouverez ci-dessous une liste des catégories de tiers susceptibles de traiter vos renseignements personnels : • Fournisseur(s) de solutions de paiement en ligne • Fournisseurs de services informatiques, de sécurité et d’analytique • Fournisseurs de services téléphoniques • Fournisseur pour l’hébergement des pages transactionnelles du site Internet • Fournisseurs de services d’impression • Fournisseurs pour le CRM et applications reliées • Autorités gouvernementales ou réglementaires La loi prévoit par ailleurs que certains renseignements personnels sont publics. Ces renseignements ne sont alors pas confidentiels et la Résidence Bourg-Joli ou la Résidence Les Mésanges peut les communiquer sans autorisation préalable. 6. Comment se désabonner de nos communications? Vous pouvez vous désabonner de nos communications en communiquant directement avec nous pour le faire en utilisant les coordonnées dans la section Comment nous joindre? pour retirer votre consentement à toutes communications de notre part. 7. Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels? Nous conservons vos renseignements personnels pour la durée nécessaire à l’accomplissement de la finalité pour laquelle ils ont été recueillis ou jusqu’au retrait de votre consentement, sauf si nous sommes obligés de les conserver plus longtemps. La Résidence Bourg-Joli ou la Résidence Les Mésanges limite la durée de conservation des renseignements personnels et procède à leur destruction dès que possible et de manière confidentielle. En effet, à la Résidence Bourg-Joli ou la Résidence Les Mésanges ne conserve des renseignements personnels que le temps nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels ils ont été recueillis, incluant : (i) pour fournir les services applicables; (ii) pour se conformer aux lois ou pour prévenir toute infraction; (iii) pour résoudre un différend; et (iv) pour assurer la mise en œuvre de cette politique. Lorsque les renseignements personnels ne sont plus requis, ceux-ci seront détruits. La Résidence Bourg-Joli ou la Résidence Les Mésanges a mis en place une procédure de conservation, laquelle inclut un calendrier de conservation, et déploie les efforts raisonnablement requis pour s’y conformer. La Résidence Bourg-Joli ou la Résidence Les Mésanges ne conserve pas et ne transfère pas vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec. Il peut toutefois en être autrement pour les sites de tiers. 8. Comment protégeons-nous vos renseignements personnels? Nous mettons en place des procédures et des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection de vos renseignements personnels. Par exemple, seuls les membres du personnel autorisés à accéder à vos renseignements personnels sont ceux dont les fonctions exigent raisonnablement qu’ils y aient accès. La Résidence Bourg-Joli ou la Résidence Les Mésanges a mis en place diverses mesures propres à assurer la protection des renseignements personnels, lesquelles sont raisonnables compte tenu, notamment, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support. Ces mesures incluent les suivantes : • Collectes et traitements limités : La Résidence Bourg-Joli ou la Résidence Les Mésanges ne demande pas que des renseignements personnels soient fournis à moins que ceux-ci soient requis pour rendre les services requis, et nous ne procèdons pas à la collecte et aux traitements de renseignements personnels autrement que comme décrit à cette politique ou selon la loi. • Accès limités : Sujet aux lois applicables, l’accès à tout renseignement personnel est accordé aux seuls employés et représentants de la Résidence Bourg-Joli ou la Résidence Les Mésanges (et, le cas échéant, aux sous-traitants autorisés), ayant besoin d’en prendre connaissance, suivant la mise en place de mesures appropriées, et selon les lois applicables. Les catégories de personnes varient en fonction du type de renseignements personnels. Ces personnes sont sensibilisées à l’importance de préserver la confidentialité des renseignements personnels. • Sous-traitants autorisés : Les sous-traitants autorisés sont contractuellement tenus d’assurer la protection des renseignements personnels auxquels ils ont accès dans l’exercice de leurs fonctions et doivent se conformer aux lois applicables. • Centres de données sécurisés : Le site est hébergé sur une plateforme sécurisée et privée fournie par un fournisseur informatique reconnu. • Incident de confidentialité : Si la Résidence Bourg-Joli ou la Résidence Les Mésanges a des motifs de croire qu’un incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels a eu lieu, alors la Résidence BourgJoli ou la Résidence Les Mésanges prendra les mesures raisonnables pour diminuer les risques de préjudice et éviter de nouveaux incidents. Si cet incident présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé, alors nous en aviserons la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées. Malgré cela, aucune méthode de transmission ou de conservation des informations n’est sûre à 100 % ou exempte d’erreurs. Ainsi, nous ne pouvons malheureusement pas garantir une sécurité absolue. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sûre (par exemple, si vous pensez que la sécurité des informations que vous nous avez fournies a été compromise), veuillez nous contacter immédiatement en utilisant les coordonnées figurant dans la section Comment nous joindre? 9. Quels droits avez-vous à l’égard de vos renseignements personnels? Vous disposez de droits à l’égard de vos renseignements personnels. Nous prendrons les mesures nécessaires pour garantir que vos renseignements personnels soient exacts, complets et à jour. Nous ne mettrons pas systématiquement à jour vos renseignements personnels et il est possible que nous attendions de vous que vous nous fournissiez, de temps en temps, des mises à jour de vos renseignements personnels, lorsque cela est nécessaire. Il est aussi possible que nous fassions, de façon raisonnable et de bonne foi, une vérification auprès de vous pour s’assurer que les renseignements que vous nous avez fournis soient à jour. Sujet aux lois applicables, la Résidence Bourg-Joli ou la Résidence Les Mésanges confirmera l’existence de tout renseignement personnel qu’il détient à votre sujet (ou au sujet d’un tiers si la loi le permet) suivant la réception de votre demande à cet effet, et donnera communication de tel renseignement personnel (p.ex. : en vous permettant d’en prendre copie). Sujet aux lois applicables, vous pouvez formuler des demandes de correction ou vous prévaloir de tout autre droit, le cas échéant, en utilisant les coordonnées figurant dans la section Comment nous joindre? Avant de donner suite à une demande, la Résidence Bourg-Joli ou la Résidence Les Mésanges peut demander des renseignements afin de confirmer votre identité. Dans certains cas, les lois peuvent permettre ou obliger la Résidence Bourg-Joli ou la Résidence Les Mésanges à refuser de donner suite à une demande. De même, des renseignements seront non accessibles une fois détruits selon les pratiques de la Résidence Bourg-Joli ou la Résidence Les Mésanges. Si nous ne sommes pas en mesure de donner suite à une demande, nous vous informerons des raisons, sous réserve de toute restriction légale applicable. 10. Où conservons-nous vos renseignements personnels? Bien que nous privilégiions traiter vos renseignements personnels au Québec, il se peut qu’ils soient hébergés hors du Québec et traités dans tout pays/état/province où nos fournisseurs se trouvent. Le site (incluant les services) peut contenir des hyperliens vers des sites web de tiers. La Résidence Bourg-Joli ou la Résidence Les Mésanges n’est pas le propriétaire de ces sites, et n’est pas responsable de ceux-ci. Dans plusieurs cas, nous n’en contrôlons pas le contenu ni les fonctionnalités. De ce fait, la Résidence Bourg-Joli ou la Résidence Les Mésanges n’accepte pas de responsabilité à l’égard de ces sites. Vous devez consulter les politiques de protection des renseignements personnels de ces autres sites web avant de les utiliser. Force majeure La Résidence Bourg-Joli ou la Résidence Les Mésanges n’est pas responsable d’un préjudice causé par toute situation de force majeure. Lois applicables Cette politique est régie par les lois en vigueur au Québec à l’exclusion de tout principe et de toute règle pouvant mener à l’application de lois étrangères. Tout différend ne pouvant être résolu au moyen de négociations directes et de bonne foi sera soumis aux cours de la province de Québec, lesquelles auront compétence exclusive pour trancher tel différend. 11. Allons-nous mettre à jour la politique? Nous pouvons modifier cette politique de temps à autre. Lorsque nous la modifions, les changements prennent effet immédiatement lorsque l’avis de modification vous est rendu disponible sur notre site internet. Cette politique peut être révisée de temps à autre. Ces modifications seront rendues disponibles selon le mécanisme prescrit par la loi. En cas de désaccord avec ces modifications, vous devez cesser d’accéder et d’utiliser le site (et les services) avant que ces changements n’entrent en vigueur; par la suite, tout accès et toutes utilisations constitueront une acceptation de ces amendements. Comment nous joindre? Vous pouvez adresser toute demande, question, plainte ou commentaire concernant la politique à notre Responsable de la protection de la vie privée. Cette personne est actuellement Mélanie Cyr , Directrice Ressources Humaines et MultiManagement. Il est possible de rentrer en communication avec la responsable de la protection des renseignements personnels en écrivant à rh@residencebourgjoli.ca. Faites votre demande par écrit et indiquez : • le nom du document pour lequel vous souhaitez obtenir l’accès; • vos coordonnées complètes (le responsable de l’accès pourrait avoir besoin de vous contacter par téléphone afin de préciser votre demande). Les frais exigibles L’accès à un document est gratuit. Toutefois, des frais correspondant au coût de sa transcription ou de sa reproduction peuvent être exigés. S’il y a lieu, vous en serez préalablement informé. Une fois votre demande reçue, nous vous répondrons dans un délai de 20 jours suivant la date de réception. Nous pouvons cependant prolonger ce délai d’expiration pour une période de 10 jours. Vous recevrez alors un avis par courrier. Si la réponse est négative, vous pourrez demander une révision devant la Commission d’accès à l’information.